Einführung von Managementsystemen in Handwerksbetrieben Managementsysteme

Qualitätsmanagement

Lohnt sich die Einführung eines Qualitätmanagementsystems?

Ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem schafft klare Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche sowie transparente Arbeitsabläufe im Unternehmen. Es unterstützt bei der Optimierung, Nutzung von Chancen und Vermeidung von Risiken.

Durch die kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsabläufe, verbunden mit einem höheren Grad der Prozesssicherheit, steigern die Unternehmen langfristig ihre Effizienz.

Darüber hinaus fordern viele Kunden von den Handwerksunternehmen ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem, d. h. ein Zertifikat als Nachweis der erfolgreichen Einführung eines Qualitätsmanagementsystems (QMS), z. B. nach DIN EN ISO 9001.

Gerne informieren wir Sie in diesem Zusammenhang über die Einführung eines QMS, deren Finanzierung über das BITT-Programm Rheinland-Pfalz sowie den Weg zu einer erfolgreichen Zertifizierung.

Arbeitsschutzmanagement

Arbeitsunfälle, arbeitsbedingte Verletzungen und Erkrankungen können vermieden werden – ein funktionierendes Arbeitsschutzmanagementsystem (AMS) hilft dabei

Unfallursache Nummer 1 sind heutzutage meist Verhaltens- und Organisationsmängel. Diese sind am besten mit der Einführung eines Arbeitsschutzmanagementsystems (AMS) in den Griff zu bekommen. Betriebe, die ein AMS vorweisen können, werden von den Aufsichtsbehörden in geringerem Umfang kontrolliert. Dies entlastet sowohl die Behörde als auch den Betrieb.

Mittelfristig reduziert sich in den Unternehmen die Unfallhäufigkeit, was wiederum zu weniger Ausfallzeiten, Störfällen und Störungen im Betriebsablauf führt. Engagement und Loyalität der Beschäftigten sowie die Attraktivität des Unternehmens für potenzielle neue Mitarbeiter steigen. Daneben wird der Unternehmer in seiner Rechtssicherheit gestärkt.

Welche Arbeitsschutzmanagementsysteme gibt es überhaupt? Für welches System entscheide ich mich?

Verschiedene Leitfäden und Standards beinhalten Vorgaben zu Arbeitsschutzmanagementsystemen.

Die neue Norm ISO 45001 ersetzt künftig den internationalen Standard OHSAS 18001:2007. Unternehmen, die bisher nach BS OHSAS 18001 zertifiziert waren, haben nun bis März 2021 Zeit auf diese neue Norm umzustellen. Daneben gibt es in Deutschland einen „Nationalen Leitfaden für Arbeitsschutzmanagementsysteme“ (NLF), in welchem die verschiedenen nationalen Systeme aufgelistet sind. Auf der Grundlage des NLF bieten die Aufsichts- und Präventionsdienste der Bundesländer und der Unfallversicherungsträger den Betrieben konkrete Beratungen und Unterstützungen bei der Einführung eines betrieblichen Arbeitsschutzmanagementsystems (AMS) an. Hierzu gehören beispielsweise die Systeme „AMS Bau“ und „Sicher mit System (SmS)“ der verschiedenen Berufsgenossenschaften.

Daneben gibt es noch SCC (Sicherheits Certifcat Contraktoren). Dieser Sicherheitsstandard wendet sich insbesondere an die technischen Dienstleister (Kontraktoren) der Petro- oder Großchemie, z. B. auch an das elektrotechnische Handwerk. Im Grunde handelt es sich hierbei um kein Managementsystem, sondern vielmehr um die Umsetzung eines Fragenkataloges, der 1994 in den Niederlanden erstellt wurde. Eine Zertifizierung nach diesem Standard ist möglich. Häufig fragen die Auftraggeber auch Handwerksbetriebe nach dieser Zertifizierung.

Haben Sie Fragen zu den Arbeitsschutzmanagementsystemen und deren Einführung – Wir helfen Ihnen gerne weiter!

Umweltmanagement

Umweltmanagement mit EMAS – Warum so ein System einführen?

Auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind immer stärker gezwungen, die Einhaltung von Umweltstandards nachzuweisen. Mit der Teilnahme am freiwilligen betrieblichen Umweltmanagementsystem EMAS "Eco-Management and Audit Scheme" ist dies möglich. Daneben kann der Unternehmer mit einer Teilnahme an EMAS seine Eigenverantwortung zum Umweltschutz wirksam demonstrieren und außerdem gegenüber Kunden, Banken, Versicherungen, Behörden und Öffentlichkeit an Vertrauen gewinnen. Darüber hinaus können Kosten eingespart und das Haftungsrisiko gemindert werden. Dies kann auch die Verhandlungen mit der Haftpflichtversicherung unterstützen.

Das unter seinem früheren Namen "EG-Öko-Audit" bekannte System dient der Bewertung und kontinuierlichen Verbesserung des betrieblichen Umweltschutzes sowie der Unterrichtung der Öffentlichkeit. Nach der Registrierung als EMAS-Betrieb darf auf den Standort bezogen mit einem EU-einheitlichen Zeichen geworben werden.

Für die Einführung von EMAS in kleinen Handwerksbetrieben (Klein- und Kleinstunternehmen) wurden speziell auf diese Zielgruppe zugeschnittene Informationen und Methoden erstellt, so z. B. die EMASeasy-Methode, die auf einer schlanken, visuellen Darstellung und Integration der EMAS-Anforderungen beruht.

EMAS oder DIN EN ISO 14001?

Neben dem europäischen EMAS-System können Unternehmen für ein weltweit gültiges Umweltmanagementsystem auch auf die ISO-Norm 14001 zurückgreifen. Diese Norm ist vergleichbar zur DIN EN ISO 9001 aufgebaut.

Da EMAS inhaltlich auf die Norm Bezug nimmt, sind mit einem gültigen EMAS-System automatisch die Anforderungen der ISO 14001 erfüllt. Umgekehrt kann bei einem bestehenden ISO-Zertifikat einfacher auf EMAS aufgesattelt werden, weil der Gutachter lediglich die in der internationalen Norm nicht enthaltenen Elemente wie zum Beispiel die veröffentlichte Umwelterklärung prüfen muss.

Energiemanagement

Warum das auch noch einführen?

Mit einem Energiemanagementsystem z. B. nach DIN EN ISO 50001 können Unternehmen ihren Energieverbrauch kontrollieren und kontinuierlich Verbesserungen gewinnbringend umsetzen.

Das System kann unabhängig von einem Umweltmanagementsystem eingeführt werden. Je nach Wunsch des einführenden Unternehmens sind verschiedene Systemstufen möglich.

Außerdem winken energieintensiven Unternehmen aus dem Baugewerbe oder dem verarbeitenden Gewerbe mit einem Energiemanagementsystem ab bestimmten Sockelbeträgen Steuerentlastungen nach § 9b StromStG und § 54 EnergieStG.

Zu den verarbeitenden Unternehmen zählen im Handwerk zum Beispiel:

• Bäcker und Konditoren
• Fleischer
• Tischler
• Metallbauer
• Installateure und Heizungsbauer
• Elektrotechniker
• Galvaniseure
• Feinwerkmechaniker

Die Unternehmen erhalten auf Antrag an ihr zuständiges Hauptzollamt eine Strom- bzw. Energiesteuerentlastung für das zurückliegende Kalenderjahr, wenn sie mindestens einen der folgenden Sockelverbräuche überschreiten:

• Strom: 48.733 kWh
• Erdgas: 181.159 kWh
• Heizöl: 16.297 Liter

Weitere Steuerentlastungen im "Spitzenausgleich" nach § 10 StromStG und § 55 EnergieStG

Zusätzlich zu dieser Entlastung ist eine weitere Steuerentlastung möglich, wenn das Unternehmen sich systematisch mit Energieeinsparung beschäftigt. Für diesen sogenannten "Spitzenausgleich" ist ein betriebliches System zur Verbesserung der Energieeffizienz nachzuweisen. Diese Bedingung wird durch ein zertifiziertes Energiemanagement- oder Umweltmanagementsystem erfüllt. Kleine und mittlere Unternehmen können stattdessen ein alternatives System zur Energieeffizienzverbesserung nach:

• DIN EN 16247-1 mit einem Energieauditbericht oder nach
• Anlage 2 der Spitzenausgleich-Effizienzsystemverordnung (SpaEfV) einführen.

Das alternative System besteht aus drei Teilen:

• Erfassung und Analyse der eingesetzten Energieträger
• Erfassung und Anlayse der Energie verbrauchenden Anlagen und Geräte
• Identifizierung und Bewertung von Einsparpotenzialen

Anhand der Ergebnisse soll das Unternehmen entsprechende Umsetzungsmaßnahmen beschließen.

Ob sich ein Energiemanagementsystem für Sie lohnt oder eher das alternative System empfehlenswert ist, hängt von vielen Faktoren ab. Ein systematisches Management ist trotz des höheren Aufwands bei der Einführung auf längere Sicht oft zeitsparender und effektiver. Oder das Unternehmen wählt einen Mittelweg und absolviert regelmäßig ein Energieaudit.

Wir beraten Sie rund um die Themen Energiemanagement, Energieaudit und mögliche Steuerentlastungen und deren Beantragung.

Integrierte Managementsysteme

Ein integriertes Managementsystem macht immer Sinn!

Das Integrierte Managementsystem (IMS) fasst Methoden und Instrumente zur Einhaltung von Anforderungen aus verschiedenen Bereichen, so z. B. Qualität, Umwelt- und Arbeitsschutz, in einer einheitlichen Struktur zusammen.

Durch Nutzung von Synergien und die Bündelung von Ressourcen ist – im Vergleich zu einzelnen, isolierten Managementsystemen – ein schlankeres, effizienteres Management möglich.

Möglich, aber wenig verbreitet, ist die Neueinführung eines „auf dem Reißbrett“ geplanten IMS als Ersatz für alle bestehenden Einzelsysteme. Dies ist in der Praxis aber kaum realisierbar. Man geht deshalb meist von einem bestehenden Managementsystem, in der Regel dem Qualitätsmanagementsystem, aus und integriert die anderen Systeme.

Sprechen Sie uns an, wir informieren Sie gerne!

Präqualifizierung

Eine erleichterte Bewerbung um Aufträge der öffentlichen Hand - Wie erreicht man das?

Wer kennt das nicht! Wer sich um öffentliche Aufträge bewirbt, muss zahlreiche Nachweise über den eigenen Betrieb erbringen. Werden diese Nachweise nicht erbracht, ist der Betrieb von der Ausschreibung ausgeschlossen. Eine erleichterte Bewerbung ist jedoch möglich, wenn der Betrieb sich einer Präqualifizierung unterzogen hat und entsprechend in eine Datenbank der Präqualifizierungsstellen eingetragen ist.

Bei Bauunternehmen wird dies schon einige Jahre praktiziert. Seit 2009 können sich auch Unternehmen aus dem Liefer- und Dienstleistungsbereich einer solchen Präqualifizierung unterziehen und den Aufwand im Zusammenhang mit der öffentlichen Ausschreibung minimieren.

Darüber hinaus gibt es auch das Verfahren der Präqualifizierung im Zusammenhang mit der Lieferberechtigung von Hilfsmitteln an Patienten zu Lasten der gesetzlichen Krankenkassen.

Einmal jährlich können Sie sich bei Präqualifizierungsstellen (PQ-Stellen) zertifizieren lassen. Dort legen sie alle Unterlagen vor, die sie für jede öffentliche Ausschreibung einreichen müssen. Die PQ-Stelle prüft die Angaben auf Inhalt und Vollständigkeit. Ist alles in Ordnung erhalten die Betriebe einen Zertifizierungscode und ihre Unterlagen werden in eine öffentlich zugängliche Datenbank im Internet eingestellt.

Wenn sich der Betrieb nun an einer Ausschreibung beteiligt, muss er nur noch seinen Zertifizierungscode mitteilen. Der öffentliche Auftraggeber greift dann auf die Nachweise in der Datenbank zu. Diese sind standardisiert und vollständig. Auf diese Weise schützen sich die Unternehmer vor Verfahrensfehlern.

Eines muss aber jeder Unternehmer für sich abwägen: Die jährliche Zertifizierung bei den PQ-Stellen kostet Geld. Für große Unternehmen lohnen sich die Gebühren, weil sie sich regelmäßig um öffentliche Aufträge bemühen. Kleine Betriebe, die sich nur sporadisch um Aufträge von Kommunen, Land und Bund bewerben, sollten vorher Kosten und Nutzen abwägen.

Was muss nun alles im Rahmen der Präqualifizierung nachgewiesen werden?

Die von Betrieben zu erbringenden Nachweise sind klar umgrenzt:

• Gewerbeanmeldung
• Berufsregisterauszug
• Eigenerklärung zur Zahlung von Steuern und Abgaben
• Eigenerklärung zu Straftaten
• Handelsregisterauszug
• Kopien der Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft und Eigenerklärung über Zahlungen
• Anzahl der Beschäftigten
• Kopie der Police einer Betriebshaftpflichtversicherung und Eigenerklärung über Zahlungen
• Eigenerklärung über Insolvenz beziehungsweise Liquidation
• eventuell Kopie der Handwerksrolleneintragung
• eventuell Bescheinigung der IHK-Mitgliedschaft
• Umsatznachweise der letzten drei Jahre
• Referenzen für mindestens drei Einzelleistungen

Die vorgenannten Unterlagen müssten ohne die Präqualifizierung für jede Bewerbung erneut zusammengetragen werden. Wenn dann auch nur ein Dokument fehlt, schließen viele Behörden die Betriebe schon von vornherein aus. Wer sich in eine PQ-Datenbank eingetragen hat, darf sich sicher sein, dass seine Unterlagen immer komplett sind.

Weiterführende Informationen

Amtliches Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (AVPQ) 

PQ-VOB - Verein für die Präqualifikation von Bauunternehmen e. V.

PQS Hilfsmittel

PräQ Gesellschaft zur Präqualifizierung mbH - Partner für Hörakustiker

Augenoptik-PQ

Zertifizierung

Für die Zertifizierung von verschiedenen Managementsystemen gibt es die handwerkseigene Zertifizierungsgesellschaft ZDH-ZERT e. V., die ihren Sitz in Bonn hat und auch eine Geschäftsstelle in Stuttgart unterhält. Sie zertifiziert Managementsysteme seit 1995.

Dieses Projekt wird gefördert vom Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz aufgrund eines Beschlusses des Deutschen Bundestages.